strzałka powrót

Monitoring a RODO – o czym warto wiedzieć?

Monitoring a RODO to kwestia, która wzbudzała wiele wątpliwości w momencie, gdy nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych weszły w życie. Choć minęło już ponad 2 lata od ich wprowadzenia, warto wiedzieć, jakie prawo obowiązuje właścicieli monitoringu wideo w miejscu pracy. Co jest dozwolone, a co zabronione? Tego dowiesz się w poniższym artykule.

Październik

Czym jest RODO?


Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO) to unijne rozporządzenie, które swoimi przepisami chroni osoby fizyczne oraz ich dane osobowe. W rozporządzeniu zawarte są także przepisy dotyczące swobodnego przepływu danych osobowych. Wejście w życie powyższego aktu prawnego wpłynęło na aktualizacje Ustawy o ochronie danych osobowych oraz nadało właścicielom danych osobowych większą kontrolę i bezpieczeństwo.


Czym są dane osobowe, które chroni Ustawa?


Do wspomnianych wyżej danych zaliczane są wszelkie informacje, które umożliwiają bezpośrednie lub pośrednie zidentyfikowanie osoby fizycznej. Są to więc zarówno informacje takie jak m.in. adres, numer PESEL, odciski palców, DNA, jak i adres e-mail oraz cechy fizyczne i fizjologiczne danej osoby. W zakres przetwarzania danych osobowych wchodzą także m.in. nagrania obrazu z kamer w zakładzie pracy, na których utrwalono wizerunek pracownika.


Co wchodzi w zakres danych osobowych objętych monitoringiem? Praktyczne przykłady


Dane osobowe, które mogą zostać zarejestrowane przez kamery w miejscu pracy to wszelkie czynniki, dzięki którym możliwe jest zidentyfikowanie danej osoby bez ponoszenia nadmiernych działań, kosztów czy czasu. Mogą one stanowić pojedynczą informację lub ich zbiór, który wskazuje na konkretną osobę. Może to być m.in.:


  • nagrany obraz pracownika przebywającego na terenie hali produkcyjnej (umożliwiający jego identyfikację, np. poprzez wyraźnie widoczny wizerunek, identyfikator na szyi, charakterystyczny strój lub inne cechy szczególne)
  • wizerunek osoby postronnej przebywającej na terenie firmy (jeśli możliwe jest jej zidentyfikowanie np. na podstawie danych zebranych przed wejściem – w postaci imienia, nazwiska i godziny wejścia)
  • samochód z widocznymi tablicami rejestracyjnymi lub numerami bocznymi (jeśli możliwe jest powiązanie konkretnej osoby z zarejestrowanym pojazdem)

Monitoring wideo w miejscu pracy a przepisy RODO


Pracodawca, który zdecydował się na zamontowanie monitoringu wideo w swojej firmie, powinien określić cel jego użycia. Monitoring powinien zostać wykorzystany w celu zabezpieczenia pracowników, mienia firmy, a także w ramach kontroli produkcji lub zabezpieczenia tajemnic prawnie chronionych. Obszar, który jest monitorowany, może obejmować zarówno teren zakładu pracy, jak i otoczenie wokół niego.


Zakładając monitoring wideo, przedsiębiorca staje się administratorem danych osobowych ujętych na nagraniach z kamer. Zlecając agencji ochrony usługę np. monitoringu wizyjnego, powierzasz jej przetwarzanie posiadanych danych osobowych w swoim imieniu, na zasadach umieszczonych w umowie. Nie tracisz jednak swojego statusu – nadal odpowiadasz za gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych jako ich administrator.


Październik

Pracodawca musi poinformować pracowników o monitoringu w miejscu pracy


Jeśli chcesz zainstalować kamery w swojej firmie, musisz o tym poinformować swoich pracowników co najmniej 2 tygodnie przed ich instalacją oraz wyraźnie oznaczyć monitorowany obszar (najpóźniej 1 dzień przed ich uruchomieniem).


Reguluje to Art. 222 § 7 i § 9 Kodeksu Pracy.


§ 7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.


§ 9. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.


Twoim obowiązkiem jest przekazanie im niezbędnych informacji na temat terenu, który został objęty monitoringiem wideo oraz celu, w związku z którym go wykorzystujesz. Powinieneś również wskazać, kto jest administratorem danych osobowych oraz jakim podmiotom powierzyłeś ich przetwarzanie. Informację o prowadzonym monitoringu należy także umieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub innym dokumencie uwzględniającym stosowane procedury.


Podobne zasady dotyczą także monitoringu wideo w szkołach. Uczniowie powinni zostać poinformowani o tym, że teren szkoły został objęty nadzorem kamer. Dyrektor danej placówki ma również obowiązek uzgodnić wprowadzenie monitoringu m.in. z Radą Rodziców.


Przechowywanie nagrań z kamer jest ograniczone czasowo


Nagrania z monitoringu w pracy należy przechowywać jedynie do 3 miesięcy od dnia nagrania. Po tym czasie właściciel kamer ma obowiązek je zniszczyć. Wyjątkiem są nagrania, które stanowią dowód w postępowaniu sądowym.


Nagrywanie dźwięku jest niedozwolone


Monitoring wideo to forma ochrony osób i mienia wykorzystująca zarejestrowany na kamerach obraz. W związku z tym nagrywanie dźwięku jest niedozwolone, a w niektórych przypadkach może być uznane za poważne naruszenie prywatności pracowników.


W jakich miejscach nie można instalować kamer?


Monitoring wideo w pracy nie może obejmować pomieszczeń socjalnych i sanitarnych. Niedozwolone jest umieszczanie kamer w łazienkach, szatniach, stołówkach czy palarniach.


Ustawa dopuszcza monitorowanie tych pomieszczeń jedynie wtedy, gdy jest to konieczne w związku z realizacją wymienionych wcześniej celów dotyczących bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia firmy. W takim przypadku należy jednak brać pod uwagę ochronę godności i dóbr osobistych pracownika oraz stosować monitoring w takiej formie, aby rozpoznanie osób przebywających w nadzorowanym pomieszczeniu było niemożliwe.


Monitoring wizyjny służy jedynie do realizacji przyjętego wcześniej celu związanego z bezpieczeństwem pracowników i mienia firmy. Nie należy więc stosować go do celów związanych z nadzorem wykonywania obowiązków. Kamery w miejscu pracy nie powinny być skierowane bezpośrednio na monitory komputerowe pracownika ani na jego biurko lub szafkę, które stanowią jego prywatną strefę w miejscu pracy.


Komu można udostępnić zapisy z kamer monitoringu?


Zarejestrowany materiał może zostać udostępniony innym osobom w dwóch podstawowych przypadkach. W sytuacji, w której taka osoba znajduje się na nagraniu lub wtedy, gdy nie jest ona widoczna na nagraniu z kamer, lecz jego uzyskanie leży w jej interesie.


• Osoba, której dotyczą dane nagrywane przez monitoring, ma prawo dostępu do tych danych na podstawie art. 15 RODO:


„1. Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich (...)”


Osoba ta ma prawo do uzyskania kopii danych bez wskazania konkretnego interesu. Zanim jednak go otrzyma, powinna zostać zidentyfikowana. Co to oznacza? Administrator danych osobowych musi potwierdzić tożsamość takiej osoby. Należy więc wykazać, że faktycznie to ona znajduje się na nagraniach, które chce uzyskać.


Jeśli we wskazanym materiale widoczne są dane osobowe innych osób, administrator nie ma prawa ich udostępniać w formie umożliwiającej ich identyfikację. Rozwiązaniem w takim przypadku jest np. zastosowanie środków technicznych w postaci edycji obrazu i zamaskowania wizerunku tych osób.


• Osoba, która nie jest widoczna na nagraniu z kamer ma prawo uzyskać do nich dostęp jedynie w określonych przypadkach


Zdarzają się sytuacje, w których dana osoba chce uzyskać nagranie z kamer, na którym nie utrwalono jej wizerunku, a które obejmuje inne osoby. Dzieje się tak np. gdy na monitorowanym terenie dojdzie do uszkodzenia pojazdu, którego jest właścicielem.


Tę kwestię reguluje Art. 6 RODO:


„1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

(…)

d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w którychnadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba,której dane dotyczą, jest dzieckiem."


Należy wtedy przyjąć kroki obowiązujące w wypadku osoby, której dane dotyczą. Najpierw trzeba potwierdzić jej tożsamość oraz co najważniejsze – wskazać uzasadniony interes, który związany jest z uzyskaniem nagrania.


Zarejestrowany materiał obejmujący wizerunek innych osób może również być udostępniony Policji lub ubezpieczycielowi, np. w sytuacji, w której dojdzie do włamania lub napaści na monitorowanym obszarze. W takich przypadkach wyjątkiem może stać się brak zamazywania wizerunku osób widocznych na nagraniu – jeśli są one ważne dla wskazanego interesu (np. obejmują nagranie wandala niszczącego mienie).


Przeczytaj poprzedni wpis: Jak działa system monitoringu CCTV?


Monitoring w zakładzie pracy i ochrona danych osobowych


Wraz z wejściem w życie przepisów RODO zmienił się sposób wykorzystywania monitoringu wideo w miejscu pracy. Aby postępować zgodnie z obowiązującym prawem, zachęcamy do zapoznania się z Ustawą o ochronie danych osobowych oraz Kodeksem Pracy.


Jeśli chcesz zainstalować monitoring w swojej firmie – zapraszamy do kontaktu. Jako profesjonalna agencja ochrony osób i mienia zapewniamy bezpieczeństwo przetwarzania oraz gromadzenia danych osobowych w związku z prowadzonym monitoringiem.